ikonka

Najczęstsze błędy w planowaniu dnia

29 maja 2020

Najczęstsze błędy w planowaniu dnia

Zaplanowanie dnia? Na pierwszy rzut oka to przecież nic trudnego. Po prostu spisujesz najważniejsze zadania w ciągu dnia i je wykonujesz. A jednak – gdzieś po drodze okazuje się, że koncentracja nie przychodzi jednak tak łatwo, jak sobie to wyobrażałeś, lista priorytetów i zadań zostaje wywrócona do góry nogami, a cała pozytywna energia gdzieś… ucieka. Tak, jak czas pozostały na wykonanie wszystkich założeń, które jeszcze rano były dla Ciebie inspirującym wyzwaniem, a teraz stają się ogromną, stresującą przeszkodą. Jak więc planować dzień, by ustrzec się podstawowych błędów w zarządzaniu czasem i jakie proste rozwiązania warto wdrożyć do codziennej pracy? 

Multitasking – robisz to źle

Jeśli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego – zapewne nieraz to słyszałeś. Dlaczego więc pracujesz nad czterema projektami i czynnościami jednocześnie i wierzysz, że każdej z nich poświęcasz tyle samo uwagi, zapału i pasji? To podstawowy błąd – wierzenie, że wielozadaniowość można osiągnąć poprzez „przeskakiwanie” z jednego projektu do drugiego, najczęściej bez rozsądnego planowania i w przekonaniu, że ilość jest ważniejsza niż jakość. Wszystko to prowadzi do obniżenia koncentracji i zwiększa ryzyko pomyłki, której przecież nie chcesz ani Ty, ani Twój szef. Jak zareaguje, gdy oddasz mu ważny projekt, w którym wręcz roi się od błędów? Argumenty, że pracowałeś nad trzema zadaniami jednocześnie, raczej go nie przekonają. Multitasking nie musi jednak dotyczyć stricte pracy zawodowej – prasowanie, gotowanie i odkurzanie niemal tym samym momencie teoretycznie da się ze sobą pogodzić, ale z jakiegoś powodu… nikt tego nie praktykuje.

Nasza propozycja: Skorzystaj z macierzy Eisenhowera. Spokojnie – to bardzo prosta metoda podziału i przyznawania pierwszeństwa zadaniom najważniejszych. Opiera się na wydzieleniu czterech rodzajów zadań oraz przypisaniu im dwóch parametrów – ważności i pilności. Pierwszy z nich wiąże się z konsekwencjami, wiążącymi się z niewykonaniem danego zadania, drugi zaś – z presją czasu i widmem tak zwanego deadline’u. Tym sposobem wszystkie sprawy możesz podzielić na ważne i pilne (spotkania, telefony, zadania „na wczoraj”), ważne i niepilne (budowanie relacji, nauka, ćwiczenia, samorozwój) nieważne i pilne (obowiązki domowe, takie jak pranie czy sprzątanie, mniej istotne maile) oraz niepilne i nieważne (wszelkie pożeracze czasu, takie jak media społecznościowe, gry komputerowe, seriale). Pierwszą z kategorii należy zawsze jak najpilniej wykonać, drugą – mądrze i sensownie zaplanować, w przypadku trzeciej można rozważyć oddelegowanie zadania lub zaangażowanie w nią dodatkowych osób, zaś  elementy niepilne i nieważne warto stopniowo eliminować – tak, byśmy jak najrzadziej mieli poczucie utraty cennego czasu. 

Na święty nigdy

Z badania „Czas ma znaczenie. Opinie i zwyczaje Polaków związane z czasem” jasno wynika, że do najczęstszych przyczyn marnowania czasu należą stanie w korkach, wspominane już złe planowanie i … prokrastynacja. O ile pierwszy aspekt nie zawsze jest od nas zależny, a drugi nie do końca wynika z naszej złej woli, o tyle trzeci – czyli notoryczne i zupełnie irracjonalne odkładanie danych czynności na później – jest świadome i szkodzi w pierwszej kolejności… nam samym. Nie ma żadnego rozsądnego powodu, by rozpocząć naukę od pełnej godziny. Nie ma też co wmawiać sobie, że jutro będziesz mieć więcej energii na czynność, której wykonanie odwlekasz już od trzech dni… 

Nasza propozycja:

 

Spróbuj wcielić w życie zasadę Pomodoro. To kolejna, dość zagadkowo brzmiąca technika, ale jest równie prosta i przejrzysta co poprzednia. U jej podstaw leży przekonanie, że nie da się pracować maksymalnie efektywnie w ciągu 8 godzin, ale można ją mądrze podzielić i skoncentrować się na niej w tzw. czasowych „sprintach”. Do stosowania techniki Pomodoro potrzebne są lista zadań i prosty czasomierz (najlepiej, by nie był to czasomierz w telefonie – niepotrzebne powiadomienia mogą Cię dekoncentrować i wybijać z rytmu). Idealnym wyborem będzie zegarek z chronografem, na przykład RM305FX9

 

Proste kroki metody Pomodoro to: 

  1. Wybranie najważniejszego zadania
  2. Ustawienie czasomierza na 25 minut i praca nad danym zadaniem przez cały ten okres
  3. Po upłynięciu tego czasu danie sobie 5 minut na przerwę
  4. Po czterech „cyklach” pracy i odpoczynku (25 + 5 minut) dłuższa, około półgodzinna przerwa.

Każde „Pomodoro” to jedynie 25 minut, przeznaczone na pracę w pełnej intensywności i koncentracji. Skupiając się na każdym pojedynczym odcinku i widząc nieodległe widmo pięciominutowej przerwy, będącej nagrodą za wykonanie kolejnego etapu, jest zdecydowanie łatwiej zmotywować się do podjęcia wyzwania, a trudniej zdekoncentrować i rozproszyć. 

Planowanie tylko pracy zawodowej 

Wierzenie, że planowanie dnia jest nam potrzebne tylko w pracy, bo przecież przed pracą i po pracy „jakoś to będzie”, to bardzo złudne przekonanie. A przecież problemy z koncentracją czy wydajnością w pracy wynikają z braku nawyku codziennego planowania – a nie odwrotnie! Im bardziej i szczegółowiej zaplanujemy sobie zadania w ciągu dnia czy tygodnia i wyodrębnimy tzw. kamienie milowe, czyli najbardziej istotne i kluczowe sprawy, którym – bez względu na wszystko – musimy podołać, tym łatwiej będziemy „ogarniać” wszystkie pozostałe, codzienne obowiązki. 

Każdy z nas w ciągu doby dysponuje tylko… dobą! Choć brzmi to dziwnie, to dokładnie oznacza to, że powinniśmy patrzeć na cały dzień holistycznie i nie dzielić go na sprawy zawodowe i prywatne. Z drugiej zaś strony – patrzmy na taki czasowy „budżet” realistycznie i nie pomijajmy w nim kwestii takich, jak na przykład relaks i odpoczynek. 

Nasza propozycja: jakkolwiek planujesz dzień – czy za pomocą papierowego plannera, czy aplikacji w telefonie, uwzględniaj w nim zarówno kluczowe zadania do wykonania w pracy, jak i te z pozoru mniej lub bardziej ważne aktywności dotyczące spraw prywatnych i domowych. Wydziel sobie czas na błogi, zasłużony wypoczynek i czas tylko dla siebie. 

O marce Lorus:

LORUS to marka stworzona w roku 1982 przez japoński koncern SEIKO, któremu przyświeca idea tworzenia zegarków dla osób pozytywnie nastawionych do życia i potrafiących cieszyć się nim każdego dnia. Na polski rynek trafiła w roku 2007, od tej pory cieszy się dużym zainteresowaniem. Każda kolekcja LORUS łączy trzy cechy. Po pierwsze – szeroki wachlarz zegarków dla niej i dla niego zarówno w eleganckich, casualowych, jak i sportowych tonacjach, po drugie – atrakcyjna półka cenowa, a po trzecie –jakość potwierdzona przez SEIKO.

Udostępnij: